E-Mail-Archivierung für KMU: Pflicht oder Kür?

Viele kleine Unternehmen glauben, E-Mail-Archivierung sei eine optionale Backup-Funktion. Doch das stimmt nicht: Für KMU in Deutschland ist die rechtssichere Archivierung von E-Mails Pflicht – und Verstöße können teuer werden.

In diesem Beitrag zeigen wir, was Sie als Unternehmen in Bad Honnef beachten müssen, welche Lösungen sich anbieten und worin der Unterschied zum normalen E-Mail-Backup liegt.

1. Was ist E-Mail-Archivierung überhaupt?

Archivierung bedeutet: E-Mails werden unveränderbar, vollständig und revisionssicher gespeichert. Das betrifft sowohl empfangene als auch gesendete E-Mails, inkl. Anhänge.

2. Warum ist das für KMU Pflicht?

Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) und der AO (§ 147) müssen steuerlich relevante Daten – darunter auch E-Mails – für 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden.

Typische Inhalte, die archiviert werden müssen:

  • Angebote, Rechnungen, Verträge
  • Buchhaltungsrelevante Informationen

3. E-Mail-Backup ≠ E-Mail-Archivierung

Ein klassisches Backup speichert Daten zur Wiederherstellung – aber nicht revisionssicher. Archivierung hingegen stellt sicher, dass Inhalte nachvollziehbar, originalgetreu und manipulationssicher sind – inklusive Protokollierung.

4. Welche Lösungen gibt es für KMU?

Professionelle Anbieter wie MailStore, Microsoft 365 Compliance Center oder gehostete Archivierungsdienste bieten skalierbare und DSGVO-konforme Lösungen – auch für kleinere Unternehmen.

Bei ESA‑IT beraten wir Sie zur Auswahl und richten die passende E-Mail-Archivierung direkt für Sie ein – lokal, hybrid oder cloudbasiert.

5. Was droht ohne Archivierung?

  • Bußgelder vom Finanzamt bei Betriebsprüfungen
  • Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten (GoBD)
  • Risiken bei rechtlichen Auseinandersetzungen

Fazit:

Für KMU ist die E-Mail-Archivierung keine Kür, sondern gesetzliche Pflicht. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Lösung lässt sich das Thema einfach, sicher und wartungsarm umsetzen.

ESA‑IT in Bad Honnef hilft Ihnen bei der Planung und Umsetzung einer rechtskonformen Archivierungslösung – individuell und verständlich.

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